Secretaris bij Asset | Marketing

Het is al weer even geleden dat Maik en Tobias zijn begonnen aan hun bestuursjaar bij Asset | Marketing. De sollicitaties voor het nieuwe bestuur zijn ondertussen weer geopend en daarom is het tijd dat Maik en Tobias inzicht geven in hun bezigheden binnen het bestuur. Als tweede zal Maik, de Secretaris van Asset | Marketing, zijn verhaal met jullie delen.

Nog steeds pratend over de geweldige ervaring met TIME in Chili & Peru,  vergeet je al bijna dat het alweer tien maanden geleden is dat Tobias en ik solliciteerde voor het bestuur. Dat TIME nu weg is naar Canada herinnert mij aan het feit dat het een jaar geleden is dat ik mijn sollicitatiebrief schreef in Santiago. De sollicitaties voor het nieuwe bestuur zijn geopend dus ik geef jullie graag inzicht in mijn ervaringen binnen het bestuur.

Het is een gekke gedachte, met je opvolgers bezig zijn terwijl je nog midden in je bestuursjaar zit met alle energie van het nieuwe bestuur en de dingen die je nog gaat doen dit jaar. Gedurende de afgelopen tien maanden hebben we ons volle bak ingezet om deze mooie vereniging nog beter te maken dan dat  hij al is, met als leidraad een geweldig Lustrum en een nieuw lange termijn beleid. Laten we uiteraard beginnen met een aantal clichés, hoe standaard ze misschien zijn, ze zijn toch echt allemaal waar. Dit jaar leef je in een rollercoaster en geen dag gaat eigenlijk zoals je gepland hebt. Je krijgt te maken met zoveel verschillende mensen die jou allemaal nodig gaan hebben op dezelfde tijd. Hierin ga je jezelf tegenkomen en sterker weer uit komen. Genoeg clichés, want ik neem jullie graag mee in mijn bestuursjaar als Secretaris van Asset | Marketing.

Waarom een bestuursjaar?

Een bestuursjaar is niet een keuze wat je zo even in een middag maakt. Met zoveel mogelijkheden je te ontwikkelen is het keuze wat weloverwogen moet zijn. Een weloverwogen keuze is belangrijk, aangezien het een jaar is. Een jaar klinkt afschrikwekkend, maar vliegt voorbij als je ervoor gaat.

Na eerst een HBO-opleiding in Enschede ben ik pas 1,5 jaar aan het studeren in Tilburg. Na passief kennis te hebben gemaakt met studieverenigingen tijdens mijn HBO, ben ik in Tilburg actiever geworden. Tijdens mijn pre-master (waar ik nog 25 uur per week heen en weer reisde) heb ik al wel kennis gemaakt met de mogelijkheden, maar voor actief worden was geen tijd. Toen ik op kamers ging in Tilburg trok een flyer van TIME (jawel, old school marketing werkt blijkbaar nog steeds!) mij naar Asset | Marketing. De vele verhalen over de vele commissies kunnen achterwege worden gelaten, want direct na TIME ben ik een bestuursjaar gaan doen. Na een exchange werd ik getrokken door de buitenlandervaring die TIME bood. Naast de drukke acquisitie periode en de bijlessen statistiek die ik gaf was er natuurlijk ook nog een master die ik af moest ronden. Gelukkig haalde ik alle vakken met de nodige herkansingen, aangezien je toch zoveel collegegeld betaald, die ook maar meegepakt.

 

Tijdens TIME heb ik ontzettend veel geleerd met betrekking tot acquisitie, professioneel omgaan met bedrijven en het schrijven van een onderzoek. Het is een geweldig en intensief project waardoor je al enorm betrokken bent bij Asset | Marketing. Je bent bijna dagelijks op de kamers en wordt erg betrokken bij de vereniging. 21 oktober 2016 stonden we op Schiphol waar we een reis van ongeveer 20 uur voor de boeg hadden naar Santiago. Toen kwam het besef pas wat voor geweldig project we hadden neergezet met een geweldige groep. Ook kwam voor mij het besef dat ik eigenlijk al bijna klaar was, met alleen nog een herkansing Brand Management en een thesis voor de boeg. Met masterstudenten uit mijn verschillende werkgroepen, die zo snel mogelijk wilden werken, kwam voor mij het besef dat ik hier nog veel te leren had. Ik had het gevoel nog te weinig ‘body’ te hebben, kijkend naar wat ik allemaal geleerd had tijdens TIME. Ik was opzoek naar iets wat mij nog meer uitdaagde. In de week voor vertrek had ik al veel te horen gekregen over een bestuursjaar, aangezien ik veel op de kamers was. Tijdens de reis ben ik steeds meer gaan nadenken over een bestuursjaar.

Natuurlijk waren er ook andere mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen, door bijvoorbeeld stage te gaan lopen. Van een stage ga je natuurlijk ook veel leren en je zult jezelf ook ontwikkelen. Een stage loop je echt op een vakgebied wat je leuk vindt, maar je bent wel een onderdeel van het team. Dingen veranderen gaan via hogere levels en je ziet minder snel resultaat van je acties. Daarnaast had ik ook al 2 stages gelopen (bij een kleinere onderneming en een grote onderneming) op het HBO. In een bestuursjaar kun je echt dingen veranderen. Je runt met zijn zessen een kleine onderneming met bijna 2000 leden. Je hebt de vrijheid om dingen op te pakken die je leuk vind en beslist met zijn zessen zeer snel dingen. Je ziet snel resultaat van je acties die ook daadwerkelijk impact hebben op de vereniging. Je bent in staat je eigen ideeën te implementeren en je projecten eigen te maken, vanuit je rol als bestuurder, maar zeker ook als Secretaris.

Hoe ziet je week er uit?

Lastig om jullie uit te leggen wat een ‘normale’ week is, aangezien je deze eigenlijk nooit tegenkomt. Wel heb je als Secretaris een aantal vaste taken, en nee dit is niet alleen notuleren! Ik zal kort met jullie de vaste taken doornemen.

Iedere maandagochtend begin je om 09:00 met de BV (Bestuursvergadering). Hierin worden alle zaken omtrent de vereniging besproken. Alle aankomende evenementen, evaluaties van evenementen, updates van FWO (Faculty Wide Organs), commissie updates en alle lopende zaken. Ook wordt hier de takenlijst besproken zodat iedereen duidelijk weet waar iedereen mee bezig is en wat al gedaan is. Tijdens deze vergadering moet de Secretaris wel notuleren, maar dit is ook zo ongeveer de enige vergadering. Doordat de meeste updates al ingevuld worden vóór de vergadering heb je tijdens de vergadering zelf ook de mogelijkheid mee te denken en input te leveren. Hiervan leer je kort en bondig te formuleren in het Engels, wat je bij je thesis goed kan gebruiken!

Naast de vaste vergadering op maandagochtend heb je als Secretaris ook de Secretary meeting (twee) wekelijks op woensdag. Hierin bespreek je kort de mailing, database en registraties. Daarnaast heb je ook nog de commissievergaderingen die je bijna elke week hebt. Dit ligt net aan de commissie die je begeleid. De Secretaris is altijd verantwoordelijk voor de Alumnicommissie Meesters in Marketing. Deze commissie vergadert 1 keer in de 2 maanden in Den Bosch, dus hier ben je niet veel tijd aan kwijt. Naast Meesters in Marketing heb ik ook Lay-out commissie en de Sportcie begeleid. Deze vergaderen wat vaker, maar nog niet zoveel als TIME. Laatstgenoemde is natuurlijk een super grote pré in je bestuursjaar. TIME is een enorm intensief en uniek project en jij gaat hier als mijn opvolger zeer veel van leren!

Naast deze taken zullen ook andere vaste taken steeds terugkomen. Als Secretaris ben je eigenlijk de spin in het web, je hebt namelijk met iedereen te maken. Allereerst ben je verantwoordelijk voor alle externe communicatie (mailings, website, announcements of the board en LinkedIn), waarin je veel samenwerkt met de externen als zij mailings/Linkedin berichten verkopen. Daarnaast ben je samen met de voorzitter verantwoordelijk voor de communicatie met, misschien wel Asset | Marketing belangrijkste partner, de Universiteit. Tweewekelijks ga je met de voorzitter naar meetings met het programmamanagement van Marketing. Daarnaast ben je ook veelvuldig in contact met de Alumni Officer van de Universiteit.

Daarnaast zorg je dat de database van Asset | Marketing up-to-date is. Momenteel zit Asset in het proces dat de database compleet wordt vernieuwd, dus hier liggen zeker kansen! Ook ben je verantwoordelijk voor de alumni database, een erg belangrijke database. De laatste jaren is gebleken dat alumni van zeer grote waarde zijn voor de vereniging en hier ben jij verantwoordelijk voor! Samen met de MiM commissie organiseer je evenementen voor de alumni en zelf zorg je ervoor dat er inschrijvingen binnenkomen en ben je verantwoordelijk voor de promotie van MiM.

Hierboven zie je een agenda van de week en zoals je kunt zien ben je ook veel avonden druk. Daar moet ik eerlijk in zijn, dit is niet een extra drukke week, maar elke week ben je gemiddeld 2/3 avonden niet thuis. Je zult er dus ook dingen voor moeten opgeven, wat per persoon verschilt. Als ik naar mezelf kijk kon ik hier minder door sporten. Maar een bestuursjaar ga je in om alles uit jezelf te halen en ontzettend veel te leren dus dit was het voor mij zeker waard. Daarnaast zijn het eigenlijk ook bijna altijd leuke activiteiten met leden! Ook ga je zeker dagen hebben dat je tot 7 uur op de kamers zit. Naast je algemene taken en taken die je op je neemt vanuit de policy, ga je ook projecten vinden die jij tegenkomt en waar jij je motivatie uit haalt.

Wat heb je geleerd tijdens je bestuursjaar?

Nu je terugblikt besef je pas wat je in een jaar allemaal hebt neergezet. Een groot onderdeel daarvan is het werken met zoveel verschillende mensen over verschillende aspecten. Enerzijds heb je de mensen binnen ASSET (wat soms net een aflevering house of cards is), dan zit je in een meeting met de Universiteit en je sluit de dag af met een commissievergadering. Allemaal meetings in een verschillende setting. Anderzijds werk je ook een jaar fulltime samen met 5 andere bestuurders (9 in het geval van de winterlichting). Je ontwikkeld natuurlijk allereerst je soft skills, aangezien elke meeting een andere insteek vereist en je een ander doel hebt. Je leert je tactisch op te stellen en te zorgen dat je mening goed overkomt. Uiteraard leer je nog veel meer in een bestuursjaar, wat jullie in deze blog als het goed is hebben gelezen. Je hebt ook nog je eigen projecten die je oppakt, zo heb ik leren designen en beter te werken met Excel. Een unieke kans dit jaar was ook het lange termijn beleid schrijven, waar je erg out of the box moet denken.

In een bestuursjaar moet je bedenken dat je bij elke handeling aan de andere kant van de tafel zit. Jij bestuurt (samen met je medebestuurders) een vereniging dus jij maakt de beslissingen en jij voert bijvoorbeeld ook de sollicitatiegesprekken. In mijn geval zeker, aangezien ik ook alle sollicitatiegesprekken van TIME heb gedaan en natuurlijk de sollicitaties voor het nieuwe bestuur. Aangezien ik vorig jaar deelnemer was van TIME, zorgde het project ook voor een grote motivatie bij mij. Ik heb in mijn bestuursjaar veel geleerd van het begeleiden van zo’n groot en uniek project, wat het ook een ontzettend mooi moment maakt dat ze morgen weggaan (op het moment van schrijven!).

Mooiste moment van je bestuursjaar?

Ik vrees dat ik toch nog even ga afsluiten met een cliché, want één moment is natuurlijk erg lastig uit te zoeken. Het uitzwaaien van TIME na een geweldige acquisitie en intensieve periode was natuurlijk persoonlijk wel een hoogtepunt. Daarnaast hebben we ook gewoon tal van Lustrumactiviteiten gehad, met natuurlijk het gala en het Lustrumweekend als hoogtepunt. Je maakt als bestuur alle problemen mee waar commissies tegenaan lopen en uiteindelijk weer oplossen. Aangezien je het hele proces meemaakt van alle commissies zijn de geslaagde edities van Commercial Night, Marketings Week en Marketing Event zeker ook een hoogtepunt. Natuurlijk werk je ook samen met een zeer leuke groep op de kamers, mensen die er allemaal volledig voor gaan. Daarnaast maak je als winterlichting ook de wissel in de zomer mee. Je stapt nu in de rijdende trein met 4 mensen die al een aantal maanden bezig zijn, terwijl jij in de zomer juist degene bent die de andere 4 wegwijs moet maken. Je wisselt dan van mensen die vaak al andere dingen hebben (thesis, colleges etc.) aan het einde, naar 4 nieuwe mensen met nieuwe energie en ideeën. Deze overgang zorgt er ook voor dat je met andere mensen leert werken en je anders moet positioneren in de groep.

Meer informatie over de functie van Secretaris?

Ik kijk terug op een geweldige ervaring dit jaar en je maakt zo ongelofelijk veel mee. Ik kan je daarom vol enthousiasme meer vertellen over deze geweldige functie! Dus wil jij je op deze geweldige manier onderscheiden van de steeds groeiende aanwas van marketingstudenten? Grijp dan je kans en solliciteer voor een bestuursfunctie bij Asset | Marketing! Twijfel je nog?, heb je eventueel interesse of wil je gewoon meer informatie over mijn functie? Stuur mij dan een berichtje (0611977923)! Lees ook de blog van Tobias, over zijn ervaringen als vice-chairman.

De deadline voor de sollicitaties is 27 november 12:00. Stuur voor deze datum je motivatiebrief en CV naar vice-chairman@asset-marketing.nl.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.