BlogCarrière Oriëntatie

Secretary bij Asset | Marketing

bestuur asset marketing

Januari dit jaar zijn Martijn en Willem samen begonnen aan hun bestuursjaar bij Asset | Marketing. De sollicitaties voor het nieuwe bestuur zijn weer geopend en daarom is het tijd om inzicht te krijgen in hun ervaringen en bezigheden binnen het bestuur. Als tweede zal Martijn, huidig secretaris van Asset | Marketing, aan het woord zijn.

Ongeveer een jaar geleden (gerekend vanaf het moment dat ik deze blog schrijf), stond ik op het punt om met TIME voor een maand te vertrekken naar Canada, om daar als consultant een onderzoek uit te voeren voor Bavaria. Dat was voor mij het moment dat ik zelf serieus de overweging ging maken om een bestuursjaar te gaan doen. Inmiddels, een jaar later, zijn de sollicitaties voor het nieuwe bestuur geopend en zit mijn periode er alweer bijna op.

Het is gek om te bedenken dat ik momenteel nog midden in mijn bestuursjaar zit maar wel al bezig ben met mijn opvolging. De tijd is het afgelopen jaar echt letterlijk voorbij gevlogen. Aan het begin werd mij verteld dat een bestuursjaar echt een rollercoaster is en inmiddels kan ik dat ook beamen. Geen dag is hetzelfde, geen dag loopt zoals je hem vooraf gepland had en je hebt met veel verschillende mensen te maken die je allemaal nodig hebben; en het liefst ook nog eens op hetzelfde moment. Het is een enorme uitdaging om hierbij de juiste prioriteiten te stellen, maar dat maakt het wat mij betreft ook juist zo leuk en leerzaam. Ik geef jullie hierbij graag inzicht in mijn ervaringen het afgelopen jaar als bestuurder bij Asset | Marketing!

Waarom een bestuursjaar?

Laat ik ermee beginnen dat een keuze voor een bestuursjaar niet zomaar gemaakt is. Tegenwoordig is het als student enorm belangrijk om jezelf te ontwikkelen en te onderscheiden. Er zijn hier oneindig veel mogelijkheden in naast je studie. Het is enorm van belang om iets te kiezen wat bij jou als persoon past en aansluit bij je ambities.

Voor mij begon het hier aan de universiteit via de pre-master Marketing Management. Ik had hiervoor Small Business & Retail Management gestudeerd aan de Avans in Den Bosch en vond na mijn afstuderen dat ik nog niet klaar was met mijn studententijd. Ik wilde graag kijken waar voor mij de lat zou liggen en besloot de pre-master te gaan doen. De pre-master was een intense periode waarbij ik er niet aan moest denken om er nog iets naast te doen. Ik had het meer dan druk genoeg met de vakken en projecten zelf en daarnaast was er de onzekerheid dat ik weer van de universiteit af zou moeten als ik het niet zou halen. Toch leefde bij mij toen wel al het idee om iets naast mijn studie te gaan doen, mocht ik de pre-master overleven. Dit gebeurde en uiteindelijk wekte TIME mijn interesse tijdens een collegepraatje dat gegeven werd bij een van mijn vakken. Aangezien ik nooit een exchange gedaan heb sprak de buitenlandervaring mij en in de intensieve acquisitieperiode vooraf zag ik een mooie uitdaging. Zodoende besloot ik te solliciteren.

time asset marketing

TIME heeft mij veel gebracht. Ik heb ontzettend veel geleerd met betrekking tot acquisitie, het schrijven van een academisch onderzoeksrapport en ook mijn Engels heb ik in die periode flink kunnen verbeteren. Maar het leukste van TIME vond ik dat we een enorm leuke en hechte groep hadden opgebouwd in een korte periode waar we ook nu nog, een jaar na de reis naar Canada, regelmatig mee afspreken. Ik kijk dan ook met gezonde jaloezie naar TIME 2018 die op dit moment in Indonesië waarschijnlijk een hele gave tijd aan het beleven zijn.

Doordat ik bij TIME kwam ben ik ook meteen erg betrokken geraakt bij Asset | Marketing zelf. Vanaf het begin al was ik bij veel feesten en evenementen aanwezig. Daarbij had ik het voordeel dat ik in de lustrumweek van de vereniging lid werd en daardoor in mijn eerste week al aanwezig was bij vier evenementen. Aan het einde van die week kende ik dan ook al aardig wat andere leden.  

Door de leuke tijd die ik had bij de vereniging en TIME ontstond steeds meer het idee om een bestuursjaar te doen. Ik was immers pas 22 en vond dat ik mijzelf als persoon nog verder zou kunnen ontwikkelen voordat ik het werkveld in zou gaan. Voor mij was TIME daarnaast ook een van de grootste drijfveren om een bestuursjaar te gaan doen. Als consultant was ik natuurlijk al volop betrokken bij het project, maar mij leek het echter heel gaaf om ook eens het traject mee te maken vanaf de andere kant en betrokken te zijn bij de organisatie ervan. iets waar je als secretaris verantwoordelijk voor bent.

Tijdens onze reis in Canada heb ik voor mezelf definitief de beslissing gemaakt om ervoor te gaan en te solliciteren. Het informele karakter van de vereniging, de warme ontvangst die ik zelf als lid heb gehad en het enorm gave project TIME gaven mij de doorslag om ervoor te gaan. Het idee om in een klein dynamisch team een jaar lang allerlei gave evenementen te organiseren leek me een hele toffe uitdaging. Gelukkig is dat ook gebleken. Je runt met zijn zessen een jaar lang een kleine onderneming en ziet gelijk de resultaten van je acties. Ook heb je (zeker als secretaris) de ruimte om je eigen projecten op te pakken en je eigen ideeën uit te voeren. Ik ben bijvoorbeeld het afgelopen jaar druk bezig geweest met opzetten van een nieuwe commissie, de Education Committee, en het creëren van de nieuwe website die we hebben. Hierover later deze blog meer.

asset marketing

Hoe ziet je week eruit?

De weken die je hebt als secretaris zijn erg divers. Een normale week bestaat niet want zoals ik al eerder zij, geen dag is hetzelfde. Wel is er een aantal vaste taken die je hebt en een aantal vaste meetings gedurende de week.

Op maandagmorgen begin je standaard met de bestuursvergadering. In deze meeting neem je met het hele bestuur de afgelopen week door en bespreek je belangrijke zaken die zijn geweest en gaan komen. Hier komen alle lopende zaken voorbij; evaluatie van evenementen, bespreken van opkomende evenementen en de promotie ervan, updates vanuit commissies, updates vanuit FWO’s (Faculty Wide Organs), voortgang van beleidspunten etc. Dit is overigens, samen met de beleidssessies die je met je bestuur vaak eens in de twee weken houdt, de enige meeting waar je als secretaris vast notuleert. Vaak wordt gedacht dat je dit als secretaris veel moet doen maar dit valt gelukkig reuze mee. Je schrijft alleen korte conclusies op en bent er verder niet druk mee. Wel helpt het om dingen kort en bondig op te schrijven.

De FWO’s zijn twee meetings binnen Asset die wekelijks terugkomen. Als eerste sluit je als secretaris aan bij de Secretary Meeting; de wekelijkse meeting met alle secretarissen van Asset, waarin bijvoorbeeld mailings, de administratie van leden en de implementatie van de nieuwe AVG wet worden doorgenomen. Het tweede FWO waar je als secretaris bij betrokken bent is de Webmaster Meeting; hierin zitten alle bestuurders die verantwoordelijk zijn voor de website van hun departement. Deze FWO is tijdens mijn bestuursjaar een heel stuk drukker geworden omdat we samen met een extern bedrijf voor alle departementen en Asset general een gloednieuwe website hebben ontwikkeld. Hier ben ik zeker mijn eerste half jaar heel druk mee bezig geweest en inmiddels moet ik zeggen dat dit wel een beetje mijn kindje is geworden. Inmiddels is de nieuwe website online en zijn we nu vooral bezig om deze verder te optimaliseren en uit te bouwen. Hier liggen ook weer veel mooie kansen het komende jaar.

Naast deze meetings met andere departementen heb je uiteraard ook de meetings met de commissies die je begeleid. Vanuit mijn functie als secretaris heb ik het hele jaar TIME, de Meesters in Marketing (alumnivereniging) en de Education Committee begeleid. Met TIME en de Education Committee heb ik vaak wekelijks wel meetings, met de Meesters in Marketing is dit slechts een keer per maand in de avond.

De Education Committee is een nieuwe commissie die we aan het begin van mijn bestuursjaar gestart zijn, waarmee we ons richten op drie pijlers: De website, samenvattingen en Markethings Workshops. Ik kan me nog goed herinneren dat we bij onze eerste meeting zaten en eigenlijk allemaal geen idee hadden wat en hoe we het precies moesten gaan aanpakken. Toch hebben we uiteindelijk met een team van vijf toppers echt mooie dingen kunnen neerzetten. Zo hebben we een flinke professionaliseringsslag kunnen maken met onze Markethings Workshops en kunnen we voor veel vakken nu gloednieuwe samenvattingen aanbieden waardoor ook de verkopen ruim verdubbeld zijn ten opzichte van vorig jaar! Doordat de nieuwe website nu online is liggen hier juist weer veel kansen het aankomende jaar!

Naast meetings heb je uiteraard ook een aantal vaste taken als secretaris. Het mooie aan de functie is dat je eigenlijk de spin in het web bent; je hebt eigenlijk met iedereen te maken. Zo ben je bijvoorbeeld verantwoordelijk voor alle externe communicatie (denk hierbij aan mails, website, LinkedIn). Ook ben ik het afgelopen jaar samen met de voorzitter verantwoordelijk geweest voor de samenwerking met misschien wel de belangrijkste stakeholder, de Universiteit. Samen met het programmamanagement van Marketing hebben we tweewekelijks meetings waarin je belangrijke lopende zaken bespreekt en helpt bij het organiseren van de evenementen die we samen met de Universiteit organiseren, zoals het Alumni Event en de Master Experience Days.

Ook ben je als secretaris verantwoordelijk voor alles rondom de alumni. Alumni zijn ontzettend belangrijk voor de vereniging en het afgelopen jaar zijn er ook heel veel alumni betrokken geweest bij de evenementen die wij georganiseerd hebben. Samen met de Meesters in Marketing (MiM) commissie, organiseer je ook twee keer per jaar een evenement voor de alumni die lid zijn van de MiM. Zo zijn wij een aantal weken geleden nog met een groep alumni naar Lieshout geweest voor een presentatie en rondleiding in de Swinkels brouwerij.

Hierboven staat een week geschetst uit mijn agenda. Meestal pak ik direct na de bestuursvergadering op maandag een momentje om een planning te maken voor de aankomende week. Ik vind dit zelf heel fijn werken omdat ik zo een beetje een overzicht heb van dingen die er die week aan gaan komen. Wel zorgt het ervoor dat je week op die manier wel meteen al lekker vol gepland staat. Ook kun je zien dat veel avonden volgepland staan. Dit is toch gedurende het hele jaar wel zo, gemiddeld heb je wel 2/3 avonden in de week ook nog activiteiten. Dit is een investering die je moet doen en kan soms zwaar zijn, maar zelf heb ik daar ook vaak energie en voldoening uit gehaald.  Vooral als je een evenement organiseert waar veel leden op af komen kun je daar veel motivatie uit halen.

Wat heb je geleerd tijdens je bestuursjaar?

Ik weet nog dat ik toen ik begon aan mijn bestuursjaar vooral twee dingen wilde leren: Efficiënt werken en de juiste prioriteiten stellen. Hier kwam ik al meteen mee in aanraking. Toen ik begon aan mijn bestuursjaar was ik nog volop bezig met het afronden van mijn TIME-onderzoek. Vanaf het begin af aan werd ik volledig in het diepe gegooid wat dat betreft. De overdrachtsperiode in de winter is vergeleken met in de zomer een stuk korter en daarnaast had ik alle tijd die ik over had nodig om mijn TIME-onderzoek af te ronden. Ik moet zeggen dat dat een erg drukke periode was. Van de andere kant heeft die periode me juist heel erg geholpen om efficiënt te leren werken. Daarnaast is plannen en het stellen van prioriteiten iets wat heel belangrijk is tijdens je bestuursjaar. Als je wilt is er altijd wel iets te doen. Dagelijks komen er, zeker als secretaris, veel kleine taken die je even tussendoor moet doen. Het is dan de grootste uitdaging om de juiste prioriteiten te stellen en te beslissen of je iets gelijk doet of uitstelt tot later.

Naast deze twee doelen die ik mezelf had gesteld leer je ook heel goed samenwerken met verschillende soorten mensen. Binnen je eigen bestuur werk je al samen met 9 verschillende personen gedurende het jaar. In januari kom je binnen in een team dat al aardig op elkaar ingespeeld is. In het begin kun je meeliften op de ervaring van deze personen. Na de zomerperiode zijn de rollen echter omgedraaid en dan ben jij een van de personen die de kar trekt en de rest op gang kan helpen. Dit geeft een mooie nieuwe dimensie aan je bestuursjaar. Ook werk je als secretaris samen met mensen die al lang in het bedrijfsleven actief zijn zoals in de stichting TIME en met het marketing departement van de universiteit. Samenwerken met zo’n diversiteit aan mensen biedt ook een mooie uitdaging om je soft skills te ontwikkelen. Je eigen rol verschilt in de verschillende soorten meetings en daardoor moet je jezelf ook anders instellen en altijd de belangen van de ander in je achterhoofd houden.

Mooiste momenten van je bestuursjaar?

Ik heb eigenlijk tijdens mijn bestuursjaar niet één, maar heel veel verschillende mooie momenten gehad. Het is leuk maar ook belangrijk om kleine successen te kunnen vieren die je met zijn allen hebt bereikt. Dat kan op heel veel verschillende manieren zijn; bijvoorbeeld bij het neerzetten van een succesvol evenement, maar ook als je weer een mijlpaal hebt bereikt in je beleid of met een van je commissies. Zo was dat voor mij bijvoorbeeld toen TIME dit jaar na een zeer succesvolle acquisitieperiode alle contracten binnen had en we dat met zijn allen gingen vieren, maar ook als ik terugkijk wat we met het Education Committee dit jaar hebben opgezet.

Als ik echt een specifiek moment moet kiezen als mooiste moment van mijn bestuursjaar, dan moet ik toch wel kiezen voor onze study trip naar Maleisië. Op mijn verjaardag vertrokken we met een onwijs leuke groep voor 10 dagen naar Maleisië om daar te genieten van het heerlijke weer, de prachtige omgeving en een totaal andere cultuur.  Daar kan uiteraard geen ander moment tegenop ;).

maleisie asset

Meer informatie over de functie van secretaris?

Wil je meer informatie over deze functie of over mijn ervaringen het afgelopen jaar? Stuur mij dan een berichtje (0614724097)! Ook benieuwd naar de andere functies? Lees de blogs van Willem en Floris, vice-chairman en external affairs officer!

De deadline voor de sollicitaties is 25 november om 12:00. Stuur voor deze datum je motivatiebrief en CV naar vice-chairman@asset-marketing.nl.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.